導入企業プロフィール
業種：マンション管理会社
管理戸数：約8,000戸
エリア：首都圏
課題：重調発行業務の属人化、電話問い合わせ増加

 

導入前の課題
重要事項調査報告書の発行依頼を電話・FAX・メールで受け付けており、担当者ごとに管理方法が異なっていました。

特に以下の課題が発生していました。

・「進捗状況を教えてほしい」という電話が多い
・依頼書の確認漏れ・対応漏れが発生
・担当者不在時に状況が分からない
・郵送やPDF送付の作業負荷が高い
・件数集計をExcelで手作業対応

導入の決め手
「Report-INFO」は、依頼受付から発行・ダウンロードまでをWeb上で一元管理できる点が評価されました。

また、以下の点も現場負荷を軽減できる点が導入の決め手となりました。

ステータス管理機能
仲介会社側での進捗確認
チャット形式でのやり取り
件数自動集計
など、

 

導入後の効果
・問い合わせ件数 約70％削減
　進捗状況を仲介会社側でも確認できるようになり、「まだですか？」という電話が大幅に減少。

・発行業務時間を約50％削減
　依頼受付〜発行までの流れをWeb化したことで、紙管理やメール検索の手間が不要に。

・属人化を解消
案件状況を全員で確認できるため、担当者不在時でもスムーズに対応可能に。

・ペーパーレス化を実現
　郵送・FAX業務を削減し、印刷・郵送コストも大幅削減。

 

お客様の声
「案件状況が一覧で見えるため、社内確認や仲介会社からの問い合わせ対応が非常に楽になりました。
担当者ごとの管理から脱却でき、業務品質も安定しています。」

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